15.4.2021 järjestettiin työpaja ja webinaari - otsikkona "Kuljetettavaa Keski-Pohjanmaalla". Webinaarin materiaalit löydät täältä. Työpajaosuuden tavoitteena oli käydä yhdessä ammattikuljettajien kanssa läpi kuljetusten ostamista - miten ostamista pitäisi kehittää myyjien mielestä. Tässä blogissa on keskusteluissa esiin nousseita asioita. Ostaja, ota näistä opiksi.
1. Miten kilpailuttaa myös laatua eikä pelkkää hintaa
Hinta on usein ostajan näkökulmasta helppo peruste kilpailutukselle. Hyvä palvelun laatu voi kuitenkin tuoda säästöjä muista paikoista, minkä takia hintaan ei kannata lukkiutua liikaa. Laatua voi tuoda hankintaan lisää käymällä avointa markkinavuoropuhelua tarjoajaehdokkaiden kanssa:
- Ostajan kannattaa esitellä tarpeensa tarjoajille jo ennen virallisen tarjouspyynnön tekemistä.
- Tarjoaja voi kertoa omasta näkökulmastaan, mitkä olisivat hyödyllisiä keinoja tehdä hankinnasta mahdollisimman toimivan.
- Tarjoaja voi tuoda esimerkiksi esiin, milloin kapasiteetti on vajaakäytöllä ja voitaisiin palvella kilpailukykyisempään hintaan.
- Tarjoaja voi kertoa, minkälaisella kalustolla palvelu on järkevintä toteuttaa.
- Tarjoaja osaa todennäköisesti myös kertoa esimerkkejä muista asiakastapauksistaan - esimerkiksi, minkälaisia lisäpalveluita on käytetty, jotka jouhevoittavat toimintaa eri vaiheissa.
- Esimerkiksi tavaran nouto ja toimitus suoraan kaappeihin/varastoon voi säästää ostajalta merkittävän vaivan ja työnhinnan. Muutenkin noutopaikan optimointi voi olla iso kustannustekijä, johon kuljetusammattilaisella on kokemuksen tuomaa tietoa.
Avoimen keskustelun pohjalta voidaan luoda reunaehdot hankinnalle. Nämä reunaehdot voidaan sisällyttää tarjouspyyntöön ja tehdä lopulta kuitenkin päätös hinnan perusteella. Voittaja on se, joka täyttää reunaehdot ja on reunaehdot täyttäneistä halvin. Tällöin valinnan tekeminen pysyy selkeänä, mutta laatua voidaan nostaa.
Eli, ostaja, lisää vuoropuhelua tarjoajien suuntaan!
2. Miten tehdä tarjouspyynnöstä niin informatiivisen, että saa hyviä tarjouksia
Tarjouspyyntövaiheessa on tärkeää, että tarjoaja saa mahdollisimman paljon tietoa ostajan tarpeesta. Useimmiten ostaja kertoo, mitä kuljetetaan ja mistä ja minne. Tämä voi olla kuitenkin vielä hyvin vähäinen tieto tarjoajan kannalta. Mikä muu saattaisi kiinnostaa tarjoajaa:
- Lastauspaikalla on väliä:
- Kuinka pitkäksi aikaa voi pysäköidä?
- Onko matkalla esteitä?
- Kuka hoitaa lähettämisen kirjaukset?
- Tarvitaanko nostokalustoa?
- Onko paikalla ketään noutoaikaan?
- Minkälaiset ovat turvallisuusjärjestelyt?
- Ostajalla voi olla käsitys reitistä, mutta tarjoajalla voi myös olla hyviä ajatuksia:
- Voinko kiertää eri järjestyksessä, niin saan useamman toimeksiannon samalle reitille ja kuljetus on kustannustehokkaampaa?
- Ehdottamasi reitti on huonosti talvikunnossapidetty. Kannattaisi ajaa mieluummin täältä.
- Kuorma ei mahdu reitiltä X, koska siellä on matala alikulku.
- Aikataulu voi vaikuttaa kustannukseen merkittävällä tavalla:
- Mitä enemmän tarjoajalla on aikaa suunnitella kokonaisuutta, sitä enemmän saadaan samaan kuljetukseen kuormaa ja kaikki hyötyvät.
- Toimitusvarmuus unohtuu usein:
- Kuljetuksen kannalta voi olla tärkeää huomioida myös se, miten tarjoaja varautuu mahdollisiin muutoksiin. Aina voi tulla erikoisia sääilmiöitä, rengasrikkoja ja monenlaisia yllätyksiä, joihin on vaikea varautua etukäteen. Myös näistä on hyvä käydä keskustelua.
- On mahdollista, että tätä keskustelua käymällä saadaan myös lisättyä kuljetusyritysten välistä yhteistyötä. Tarjoaja voi pitää naapuriyritykseen tiivistä yhteistyötä, että he voivat pahan päivän tullessa paikata ja auttaa toisiaan.
Kaikista näistä on helpoin keskustella avoimesti tarjoajien kanssa ensin. Ja vaikka ostaja olisikin hyvin varma siitä, mitä on tekemässä, en näe mitään syytä, miksi ei keskustelisi muutaman tarjoajan kanssa ensin. Jos kaikki oli selvää - keskustelu on hyvin lyhyt ja tehokas. Jos taas tarjoajalta tulee jotain yllättäviä ja hyviä näkökulmia, niin koko hankintaprosessi paranee. Mitään hävittävää ei ole.
Kattava informaatio auttaa useampia tarjoajia tekemään tarjouksen ja todennäköisesti ostaja saa enemmän ja laadukkaampia tarjouksia.
Eli, ostaja, lisää vuoropuhelua tarjoajien suuntaan!
3. Miten tiedottaa tarjouspyynnöstä ja saada paljon tarjouksia?
Useimmiten kuljetusyritykset ovat kiinnostuneita tarjoamaan sellaisiin tarjouspyyntöihin, joihin heidän kalustonsa ja toimintansa soveltuvat. Kuljetusyritykset eivät kuitenkaan ehdi seurata kaikkien potentiaalisten ostajien kanavia ja tarjouspalveluita koko aikaa. Siksi paras tapa saada paljon tarjoajia mukaan on olla heihin suoraan yhteydessä. Kyytiin2 -alueen kuljetusyritysten yhteystiedot löytyvät Kulukuri.com -palvelusta.
Hankintalakikin kannustaa markkinavuoropuheluun. Ei ole mitenkään kiellettyä ottaa suoraan yhteyttä tarjoajaehdokkaisiin. Julkinen ostajakin voi siis ottaa yhteyttä sopiviin yrityksiin. Yksityiselle ostajalle pitäisi olla itsestään selvää, että näin voi toimia.
Eli, ostaja, lisää vuoropuhelua tarjoajien suuntaan!
4. Miten huomioida kuljetustoiminnan kestävyys?
Ostajan on helppo ajatella, että hinta vaan nousee, jos vähänkään vihjaa tarjoajille jotakin kuljetusten ympäristöystävällisyydestä. Näin ei kuitenkaan ole. Kuljetusyritykset keskustelevat oikein mielellään toiminnan kestävyydestä. Eikä se aina tarkoita korkeampaa hintaa.
Kestävyyteen voi vaikuttaa monella tavalla:
- Lähes tyhjänä ajava pienipäästöinen auto on huonompi vaihtoehto kuin täysin kapasiteettinsa hyödyntävä isompipäästöinen auto.
- Kuljetusyrityksillä on erittäin laaja kirjo, miten voi kiinnittää huomiota päästöihin:
- Reittien optimointi ja monen työn hoitaminen samalla kerralla.
- Oikean kokoinen kalusto oikeaan tarpeeseen.
- Tarjolla on monia eri käyttövoimavaihtoehtoja.
- Taloudellinen ajotyyli.
- Kaluston hyödyntämistunnit vuorokaudessa merkitsevät myös.
Näistä kannattaa keskustella. Usein tarjoajan ajatusmaailma ympäristön suhteen tulee kyllä ilmi.
Eli, ostaja, lisää vuoropuhelua tarjoajien suuntaan!
Yhteenveto kuljetushankintojen kehittämisestä
Kaikista kätevin ja helpoin keino kehittää kuljetushankintoja on lisätä vuoropuhelua kuljetusyritysten suuntaan. Ammattikuljettajat ja yrittäjät osaavat esittää erinomaisia lisäkysymyksiä, joita ostajalle todennäköisesti ei tule mieleen. Näiden asioiden läpikäynti tekee koko hankinnasta laadukkaamman ja aiheuttaa todennäköisesti myös säästöä ostajalle.
Eli, ostaja, lisää vuoropuhelua tarjoajien suuntaan!